Aan de hand van de binnengekomen aanvragen neemt het Bestuur in de maand voorafgaande aan de activiteit een beslissing. Indien het aantal aanvragen de beschikbare financiële middelen overstijgt, vindt toekenning plaats door middel van loting. In de afgelopen jaren kon niet meer dan 50% van de aanvragen gehonoreerd worden. Om die reden is het niet mogelijk aanvragen die binnenkomen na de sluitingsdatum in behandeling te nemen.

In eerste instantie wordt een garantiesubsidie verleend tot het hierboven gestelde maxim­um. Uiterlijk drie maanden na afloop van de activiteit dienen een kort verslag en de definitieve afrekening te worden overgelegd onder vermelding van het in de administratie van de Stichting opgenomen aanvraagnummer bij de toekenning en een bankrekeningnummer, waarna tot uitkering kan worden overgegaan. Als verslag kan ook dienen een kopie van het stageverslag. Indien 24 maanden na toekenning geen verslag en afrekening zijn ontvangen, vervalt de toegezegde subsidie.